Articles

Imprimer

La gestion des contrats s’immisce dans l’e-achat

Dans un contexte économique où la recherche de gains pousse les entreprises à optimiser et sécuriser le pilotage de leurs contrats fournisseurs, le CLM devient un pilier du système d’information achats. Les éditeurs spécialisés sont de plus en plus nombreux à proposer un module dédié, dépassant la simple contrathèque.

 

contratsL’an dernier, selon le cabinet d’études Forrester Research, les ventes mondiales des solutions de gestion des contrats fournisseurs ont progressé de 14 %, pour s’établir à 434 millions de dollars. Elles devraient dépasser la barre des 480 millions en 2015. Certes, le montant de ces ventes ne représente encore qu’une part modeste des presque 6 milliards de dollars générés par le marché de l’e-achat en 2014, toujours selon le cabinet américain. Pour autant, le marché du CLM (Contract Lifecycle Management) a indubitablement le vent en poupe. Depuis plusieurs années, en effet, il affiche une croissance régulière à deux chiffres, liée à un besoin de plus en plus palpable au sein des directions des achats. En même temps que la prise de conscience des risques liés à une mauvaise gestion des contrats grandit, les initiatives se multiplient, souvent dans le cadre d’une mise à niveau du système d’information achats ou d’une démarche plus globale d’informatisation de la fonction.

Pour les directions des achats, particulièrement dans les grands groupes très éclatés en termes d’organisation et de présence géographique, tout l’enjeu est de faciliter et de sécuriser le processus de contractualisation. Cela, en consolidant et en harmonisant les pratiques. Plus précisément, le déploiement d’un outil dédié vise à simplifier la création des contrats, à centraliser leur conservation, à en faciliter l’accès ainsi qu’aux documents associés, à vérifier la conformité juridique et le respect des conditions négociées, à anticiper les jalons (résiliation, renouvellement, etc.). La mise en place d’une solution de gestion des contrats est aussi l’occasion de contrôler les informations (références fournisseurs, dates, etc.) ou d’identifier des synergies possibles au sein de l’organisation. Avec, généralement, de substantiels gains à la clé.

Dans cette mouvance, les acteurs du logiciel ont bien compris leur intérêt, à commencer par les éditeurs de solutions dédiées aux fonctions où la notion de contrat est fondamentale, achats en tête. Si l’analyse proposée par Forrester se limite à quinze éditeurs, dont une poignée d’entre eux seulement couvrent l’e-achat (IBM-Emptoris, Ivalua, OpenText, Oracle, SAP, Sciquest, Selectica-Iasta), pratiquement toutes les suites e-achat disposent aujourd’hui d’un module de CLM, plus ou moins poussé. En conclusion de son rapport, le cabinet dresse d’ailleurs une liste d’éditeurs qui auraient pu être intégrés, parmi lesquels BravoSolution, GEP, Perfect Commerce et Zycus. En revanche, Forrester a jugé que les outils de CLM proposés par d’autres spécialistes métiers (Coupa, Capgemini-IBX, Pool4Tool, Proactis, Scanmarket, SynerTrade, Verian) ne pouvaient pas être pris en compte, du fait de fonctionnalités trop basiques souvent limitées à une contrathèque.

Si la contrathèque constitue le socle indispensable, en assurant un stockage centralisé et sécurisé de l’ensemble des informations relatives aux contrats, dans une logique d’homogénéisation des formats et des contenus, un système de CLM doit aller plus loin pour apporter une réelle valeur ajoutée. Généralement relié au référentiel fournisseurs et à des modèles de documents, il doit proposer une assistance à la rédaction des contrats, complétée par des mécanismes de vérification automatique, ainsi que des garde-fous techniques (sauvegardes, suivi des versions) et en termes de gestion de la confidentialité, de contrôle des accès, etc. Les alertes sur des événements et des dates clés évitent pour leur part les oublis, et donc les litiges potentiels. Quant aux outils de suivi de l’exécution, en lien avec l’e-procurement et le système financier, ils permettent un rapprochement automatique entre l’engagement contractuel (prix fixé, volume, délai de livraison, etc.) et son application. Enfin, le système offre parfois une passerelle vers le décisionnel, à des fins de suivi statistique et d’évaluation des fournisseurs.