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La mise en œuvre d’un outil e-achats, un travail d’équipe

Mi-juin, en écho à la présentation des résultats de son baromètre des solutions e-achats et e-procurement, acxias avait invité les principaux éditeurs évalués à venir exposer leur point de vue. Sans nier une part de responsabilité dans les difficultés parfois rencontrées, ils estiment aussi, sans surprise, que les entreprises ne mettent pas tout en œuvre pour favoriser la réussite des projets.

Pour les six éditeurs (B-pack, BravoSolution, Ivalua, Per Angusta, Perfect Commerce, SynerTrade) venus débattre des tendances 2015 du Baromètre acxias, mi-juin dans le cadre des salons Ladurée, la nature des projets constitue la première surprise de l’enquête. De façon unanime, ils s’étonnent du moindre intérêt des entreprises pour les modules d’analyse des dépenses et de pilotage de la fonction, à l’aulne de la mouvance observée ces dernières années. « Dans les projets que nous menons, ces deux domaines occupent encore une place importante, pour cartographier les achats et identifier des pistes d’optimisation, mais aussi pour renforcer la maîtrise des risques », a assuré Franck Le Tendre, directeur général de SynerTrade.

IMG 4963 - recadreePartageant ce constat, Benoît Levy, business manager chez BravoSolution, voit deux explications au grand retour des projets d’e-sourcing et d’e-procurement : les chantiers de première informatisation d’une part, dans lesquels la priorité est donnée aux modules directement liés aux opérations, les projets de renouvellement ou d’enrichissement des systèmes de première génération d’autre part. « Les directions des achats qui se sont informatisées il y a plusieurs années souhaitent non seulement mettre à niveau leurs outils mais aussi aller plus loin que les fonctionnalités de base », a-t-il précisé, soutenu dans son analyse par Martial Gérardin, directeur général Europe de Perfect Commerce : « Dans une logique de renouvellement, beaucoup de clients cherchent à améliorer la qualité d’exécution, en particulier dans le domaine de l’e-procurement pour maîtriser davantage la dépense indirecte ». Pour Pierre Laprée, fondateur et dirigeant de Per Angusta, « la dématérialisation est aussi une dimension qui monte en puissance, pour optimiser encore ces volets les plus opérationnels de l’e-achat ».

D’une façon générale, les initiateurs des projets seraient aujourd’hui plus gourmands qu’il y a quelques années, ou plus ambitieux. Le nombre de fonctionnalités mises en œuvre en témoigne, un quart des projets portant sur cinq modules ou plus. La nature des objectifs aussi, désormais moins focalisés sur l’harmonisation et la simplification des processus. « On constate une envie décuplée des achats, qui veulent d’emblée un maximum de fonctionnalités et en rajoutent au fil du projet », a témoigné Gérard Dahan, directeur général EMEA d’Ivalua. Normal, dans ces conditions, que seuls un tiers des projets atteignent leurs objectifs, et que l’impression d’insatisfaction progresse. « Toujours plus demandeuses, avec un niveau d’exigence croissant, les entreprises ont le sentiment de ne jamais avoir ce qu’elles souhaitent », a-t-il poursuivi. « Elles veulent trop de choses d’un coup, tout de suite, sans mesurer la complexité que cela va générer », a renchéri Arnauld Batillat, directeur des ventes de B-pack. D’ailleurs, a-t-il précisé, « c’est le rôle de l’éditeur de modérer les ardeurs », en conseillant de « commencer simple pour démarrer rapidement et avoir des premiers résultats ». Selon Pierre Laprée, « les éditeurs ne savent pas assez dire non. Sans pour autant tout refuser, ils doivent mesurer la valeur ajoutée des demandes et raisonner leurs interlocuteurs ».

Pres-editeursLes entreprises devraient aussi définir plus précisément leur besoin en amont, mieux se préparer. « Non seulement le projet est parfois survendu en interne et la complexité sous-estimée, mais, souvent, le cadrage est approximatif, les processus mal structurés, la conduite de projet désorganisée », a indiqué Franck Le Tendre. Dans ces conditions, les entreprises s’exposent logiquement à des dépassements de budget et de délai, comme ceux mis en exergue par le Baromètre. « D’autant qu’au moment de déployer la solution, elles ne mettent pas tous les moyens nécessaires, en termes d’organisation, de ressources, de données, etc. », a poursuivi Arnauld Batillat.

En toute transparence, les intervenants de la table ronde ont admis qu’ils rencontraient les mêmes difficultés. « Les éditeurs et/ou les intégrateurs font face à un problème de ressources, tant en quantité qu’en qualité, en particulier à cause de la pression sur les prix », a indiqué Pierre Laprée. D’où, les avertissements lancés par Franck Le Tendre et Benoît Levy. « Faire jouer la concurrence à l’extrême et mettre la pression peut être très néfaste à la réussite du projet », a prévenu le premier. « En mettant la pression sur les prix, notamment en phase de mise en œuvre, les entreprises prennent de gros risques », a pour sa part insisté le responsable de BravoSolution.

IMG 4969 - recadreeAu final, si plus d’un répondant sur cinq indique qu’il ne referait pas le même choix d’éditeur ou de solution, tous les éditeurs ont convenu que la faute était partagée. Et que, comme dans tout travail d’équipe, chacun avait sa part de responsabilité. Ils ont reconnu qu’ils manquaient encore de compétences achats pour mieux appréhender les besoins et apporter la réponse la plus satisfaisante. Tout en soulignant qu’ils avaient fait d’énormes progrès par ailleurs, en termes de méthodologie et sur de nombreux aspects (ergonomie, tarif, fonctionnalités, connectivité, etc.) de leurs solutions. Ils recommandent surtout à leurs clients de se remettre aussi en question, pour améliorer leur préparation et la conduite du projet. « Les entreprises ne peuvent pas reprocher aux éditeurs ce qu’elles ne sont pas capables de mettre en place chez elles », a conclu Gérard Dahan.