L’optimisation des achats passe souvent par le groupement ou la globalisation des achats avec mutualisation des processus. Ce groupement peut être réalisé au sein de grands groupes industriels ou d’organismes publics, mais permet aussi à plusieurs PME/PMI ou petites organisations de mutualiser leurs achats.

Les avantages de l’achat groupé ne sont plus à démontrer : réduction des coûts par massification, autrement dit, économies d’échelle ; réduction de la charge de travail par automatisation des procédures ; harmonisation des pratiques ; échanges d’information et d’expériences ; capitalisation sur les données et processus achats ; et surtout professionnalisation de la fonction achat au sein d’une entité dédiée, externe.

DOSSIER : LES GROUPEMENTS D’ACHATS

Source : e-achats info. Novembre 2009.

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Mutualiser les achats

Historiquement, le secteur public s’est engagé depuis près de 25 ans dans cette démarche avec l’UGAP (centrale d’achat public). Opérant pour l'État, les collectivités territoriales et le secteur hospitalier principalement, elle constitue en quelque sorte une solution d'externalisation et d'optimisation des coûts internes des titulaires de ses marchés et de ses clients, soit près de 35 000 clients actifs. Elle contribue à réduire les coûts des procédures avant notification et les coûts de déploiement et de gestion. L'UGAP est d'ailleurs active sur la dématérialisation des flux d'informations (bons de commande, accusés de réception, factures fournisseurs..), sur la commande en ligne (fournitures de bureau, papier, consommables informatiques) et sur le paiement par carte d'achat. Ses clients sont exclusivement des personnes publiques ou des personnes privées assurant une mission de service public : principalement tous les services de l'État, civils ou militaires, les collectivités territoriales et les établissements publics, scolaires et de santé en particulier, les associations reconnues d'utilité publique.

Dans le secteur public…

Toujours dans le secteur public, la mutualisation des achats est mise en place dans les hôpitaux dans le cadre de leur « modernisation ». Le premier niveau de mutualisation concerne les pharmacies centrales des hôpitaux (PCH) : il s’agit de centraliser les procédures d’achat pour les différents services ou établissements, ainsi que les négociations avec les laboratoires. Un niveau supérieur consiste, pour plusieurs hôpitaux, à se regrouper pour mettre en commun leurs achats. C’est ce qu’ont fait une cinquantaine de CHU et de gros hôpitaux, afin de réaliser des économies qui se chiffrent en millions d’euros. D’autres hôpitaux constituent des groupements plus ou moins importants. Ainsi, le Resah-IDF (Réseau des acheteurs hospitaliers d’Île-de-France) regroupe aujourd’hui 120 établissements franciliens (60 hôpitaux et 60 maisons de retraite) et a permis de réaliser, depuis sa création en 2007, plus de 40 M€ d’économies.

… et le privé

Si le groupement d’achat s’est d’abord appliqué au secteur public, il intéresse aussi les PME/PMI. C’est ainsi que 65 entreprises de métallurgie de Lorraine ont décidé de mutualiser leurs achats. L’objectif est de réduire leurs dépenses et, ainsi d’augmenter leur rentabilité. Le projet, soutenu par la DRIRE Lorraine et le Cetim, est mené par la société de conseil Acxias. Après sélection des entreprises, il s’agit de déterminer ce qui est réellement mutualisable et de calculer les gains à en retirer. « La phase 2, en cours, déterminera les achats réellement candidats et les gains réalisables. La phase 3 donnera lieu à la création d’une structure de groupement adaptée et la mise à disposition d’outils e-achats mutualisés qui permettront de capitaliser sur le savoir-faire achats de ce secteur et d’accélérer les gains potentiels », détaille Sheila Primard, directrice communication et marketing d’Acxias. Cette société mène un projet analogue avec le pôle Chimie Alsace pour les entreprises de cette filière.

Professionnaliser les achats dans un CSP

Dans les grands groupes, les économies d’échelle ont déjà été réalisées par la globalisation des achats. L’étape suivante c onsiste à entrer dans une logique de service en mettant en place des « Centres de services partagés Achats ». « Ces CSP achats impliquent la mutualisation de ressources en experts et de moyens », souligne Jean-Baptiste Lendrin, directeur associé de Buy.O. Le CSP sert non seulement à acheter, mais il est prestataire de services vis-à-vis de clients internes. « Cela induit une proximité accrue avec les clients internes, une plus forte crédibilité par rapport à ceux-ci, un meilleur suivi, et il offre transparence et visibilité aux clients internes. »

Autre avantage de cette logique de service : une plus grande professionnalisation des acheteurs. « Certaines entreprises optent pour le CSP achat afin d’attirer des personnes qui vont faire partie de ce CSP et valoriser leur travail », ajoute Jean-Baptiste Lendrin. Cette mise en place nécessite d’anticiper le changement d’état d’esprit auprès des acheteurs : « C’est la principale difficulté. Par ailleurs, il faut être ambitieux sur le résultat, mais le déploiement et la montée en puissance doivent tenir compte des ressources internes. »

Dans l’administration également, on observe une évolution de la mutualisation des achats vers un centre de services. Ainsi l’« Agence Centrale des Achats » (ACA) a été constituée en 2004 « avec la mission d’identifier et de mettre en oeuvre toutes les possibilités de globalisation des achats au sein du ministère des finances. Sa mise en place s’est accompagnée de la constitution d’équipes d’acheteurs professionnels », expliquait Hervé Le Dû, responsable des achats informatiques au sein de l’ACA (cf. e-Achats Infos n°28, mars 2009). « Elle a pour objectif de rechercher les pistes de mutualisation des achats entre les différentes directions du ministère. Elle met en oeuvre des outils juridiques (contrats) et assure le suivi de leur exécution. L’un des leviers principaux est d’identifier des besoins communs en confrontant les besoins, et non de juxtaposer des achats directionnels. » Cette agence se transforme pour acquérir une compétence interministérielle, avec la création du Service des Achats de l’Etat (SAE), le 17 mars (JO du 19 mars 2009). Plutôt que de mutualiser les achats, ce service vise surtout à mettre en oeuvre la politique des achats de l’Etat, et à diffuser les bonnes pratiques d’achat au sein de l’ensemble des administrations.