Les référentiels fournisseurs sont la base du système d’information achat. Depuis la crise économique, une vigilance accrue s’est imposée sur les données financières et de santé des fournisseurs. A plus long terme, cette vigilance concerne les aspects DD et RSE.

DOSSIER : QUID DES REFERENTIELS FOURNISSEURS ?

Source : e-achats info. Novembre 2009.

Article original et complet (cliquer ici).

Les acteurs de l’e-achat sont unanimes : les référentiels fournisseurs sont une partie

essentielle du système d’information achat, indispensables pour le travail des

acheteurs et la gestion de la relation fournisseurs.

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Pourquoi un référentiel fournisseur ?

« Le référentiel fournisseur répond à deux types de besoins : les besoins administratifs et

la base de contacts » indique Bertrand Gabriel, directeur associé d’Acxias. Côté

administratif ou opérationnel, il permet d’identifier les fournisseurs, d’effectuer et de

suivre les commandes et règlements. Côté contacts ou suivi, la base fournit les noms des

correspondants commerciaux, comptables, logistiques, etc. chez le fournisseur, ainsi que

les actions faites et à faire avec eux (plans d’action, audits, rendez-vous…). A ces deux

axes de base s’en ajoutent deux autres : un axe savoir-faire, permettant d’utiliser de

manière adéquate les fournisseurs référencés par familles d’achats ; et un axe

performances, comprenant les retours terrain en matière de délais, qualité, importance

du taux de retour, risques, etc.

Enrichi par chaque acheteur et partagé entre tous les acheteurs d’une entreprise ou d’un

groupe, le référentiel comporte une évaluation pour chaque fournisseur, une vision

précise des dépenses par fournisseur, ce qui en fait un outil indispensable d’aide à la

décision. « Le référentiel est constamment enrichi pour les besoins de l’acheteur, afin de

lui permettre de bien choisir et bien négocier », commente Bertrand Gabriel.

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Les sources de données

Un référentiel fournisseurs comprend des données administratives, financières, des

contacts, des actualités, l’organisation des contrats, des cahiers des charges, des

produits référencés, des tarifs négociés, un chiffre d’affaire prévisionnel/réalisé, un

historique des contacts, des litiges…

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« La difficulté est l’ouverture de cette base vers l’e-achat et l’apport de sources

externes », estime Bertrand Gabriel. « Pour tirer la quintessence du référentiel

fournisseur, il faut des processus bien intégrés.

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La qualité du référentiel

Il ne suffit pas de disposer d’une base fournisseurs. Encore faut-il qu’elle soit « propre »,

c’est-à-dire nettoyée de tous les doublons et autres erreurs, et tenue à jour. Aujourd’hui,

la plupart des acheteurs ont une conscience forte de l’importance de bien gérer ce

« capital fournisseurs ». « L’idéal est de créer un référentiel commun ou de faire des

passerelles entre les systèmes », recommande Bertrand Gabriel. Il insiste sur la

consolidation des différentes dénominations d’un fournisseur lors de la fusion des

référentiels fournisseurs. C’est un travail considérable, qu’il ne faut pas sous-estimer. En

effet, ce n’est pas parce que le référentiel est consolidé qu’il n’y a pas de doublons.

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Maintenir le référentiel

Les référentiels fournisseurs, souvent constitués initialement par les équipes comptables

ou les acheteurs, subissent des modifications permanentes : changements de nom,

d’adresse, de forme juridique, fusions, acquisitions, disparitions…

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Idéalement, il faudrait prévoir une personne ou un petit service pour gérer le référentiel.

Cette structure centralisée doit se porter garante de l’exactitude et de l’unicité des

données. « C’est une tâche relativement lourde », estime Bertrand Gabriel. La charge de

travail peut être allégée par la mise à disposition d’un portail ou d’un extranet

permettant aux fournisseurs de mettre à jour les données les concernant. Par ailleurs, les

entreprises peuvent s’abonner à des sources de données externes, apportant

principalement des données financières essentielles pour avoir une vision de la solvabilité

des entreprises et prévenir le risque financier, ou confier cette tâche à un spécialiste

(...)

« La gestion d’un référentiel fournisseurs n’est pas seulement un problème d’outil, mais

surtout d’organisation et de bonne gestion », conclut Bertrand Gabriel.