FAQ

Pourquoi mettre en place une solution d'e-procurement ?

Les directeurs et responsables achats citent fréquemment les raisons suivantes :

  • garantir un déploiement optimal des contrats cadres négociés en central auprès des filiales ou des sites distants
  • réduire les achats sauvages
  • réduire le temps de traitement et le coût administratif des approvisionnements : gestion des demandes d'achat, des commandes et des factures
  • mieux maîtriser et piloter les dépenses
  • réduire les besoins en fond de roulement et les stocks

Quels sont les risques d'un projet e-achats ?

Quand l’ensemble des facettes d’un projet est maîtrisé, que la gouvernance du projet est bien définie et appliquée, les risques sont sous contrôle et leurs impacts sont fortement limités.

L'étape de cadrage ainsi que l'étude d'opportunité sont essentielles pour définir les principales attentes et orientations du projet.

Une étude des risques incluant un plan d’action pour limiter au maximum leur apparition et leurs impacts, est recommandée dès le lancement du projet. Cette analyse des risques doit être revue régulièrement, notamment au cours des comités de pilotage du projet.
Il convient naturellement de choisir une solution parfaitement adaptée à sa problématique et à ses besoins, avec un éditeur à même de respecter ses engagements.

Plus que tout, il convient dès l’origine du projet de définir un plan de communication et de conduite du changement responsabilisant les parties prenantes et futurs utilisateurs, gage de la réussite d’un déploiement rapide.

Quels sont les facteurs clés de succès d'un projet e-achats ?

Un projet e-achats est avant tout un projet métier. En cours de projet et de déploiement, les préoccupations techniques ne doivent pas reléguer en second niveau les objectifs métiers, et écarter les futurs utilisateurs du projet de changement.

Les principaux facteurs clés de succès d'un projet e-procurement sont les suivants :

 

  • Les bénéfices sont définis en amont, et les gains quantifiés.
  • La direction soutient le projet au plus haut niveau, et le fait savoir.
  • Le chef de projet est nommé ; il/elle est reconnu(e) et respecté(e).
  • Les futurs utilisateurs et leur management sont impliqués dès le lancement du projet.
  • Les processus achats et approvisionnement actuels et futurs sont clairement définis, et la migration vers les processus cible a été anticipée.
  • Le périmètre du projet est précisément défini (organisation interne, géographie, processus, fournisseurs, familles d’achat).
  • Les changements induits par le projet ainsi que les risques, ou freins au changement ou à la réussite du projet sont identifiés.
  • Un plan de communication est défini et mis en œuvre avec ressources suffisantes (les ressources ne sont pas phagocytées par la partie technique informatique du projet).

Quand lancer mon projet e-achats ?

Un projet e-achats créé une valeur maximale dans des contextes d’organisations achats centrale couvrant un périmètre de multiples filiales et sites. Le nombre et la dispersion des clients internes ou fournisseurs avec lesquels les achats interagissent est également un axe qualifiant d’un projet e-achat.

L’hétérogénéité forte des processus et systèmes d’informations achats au sein d’un groupe peut également être drastiquement réduite par le biais d’un projet e-achats.

Afin d'évaluer  les bénéfices potentiels, il convient de mener une étude déterminant notamment le retour sur investissement, et les risques et opportunités du projet.

Quels sont les bénéfices d'une solution e-procurement ?

Quelques exemples de bénéfices directs sous forme de réductions :

  • du coût moyen des transactions
  • des temps de cycle d'achat
  • du coût moyen de génération d'une commande
  • du coût d'achat direct
  • du nombre d'employés affectés à plein temps aux tâches répétitives
  • du volume des achats sauvage

Quels sont les bénéfices de la dématérialisation des transactions avec les fournisseurs ?

Après la mise en œuvre réussie d'un projet de dématérialisation des transactions avec ses fournisseurs, l'entreprise peut attendre les bénéfices suivants :

  • l’homogénéisation des processus et leur alignement sur les meilleurs pratiques et la réglementation (LME, SOX etc.)
  • une réduction importante du coût de gestion des commandes et des factures
  • une réduction du nombre d’exceptions à traiter (perte des documents papiers, factures non conformes etc.)
  • l’optimisation de la qualité de l’information et de la traçabilité
  • la capture de nouvelles d’économies (escomptes en pays germains, capacité à mieux négocier avec les fournisseurs payés dans les délais, réduction des pénalités de paiement etc.)

Pourquoi dématérialiser les factures ?

Le traitement manuel d’une facture comporte de nombreuses limites : risques de double paiements, risques de fraude accrus, factures égarées, manque de transparence, gestion manuelle onéreuse…

La dématérialisation permet d’accroître l’efficacité, de réduire les coûts, d’améliorer la qualité et de réduire les erreurs d’enregistrement et coûts afférents.

Quand faire appel à une Assistance à Maîtrise d'Ouvrage (AMOA) ?

Le recours à une assistance à maîtrise d'ouvrage se justifie par la taille, la complexité ou les exigences du projet.

L’assistance à maîtrise d’ouvrage est fortement préconisée dans les cas suivants :

 

  • souhait de bénéficier des meilleures pratiques du marché
  • souhait de capitaliser sur les connaissance de spécialistes, ayant mené plusieurs projets similaires avec succès
  • manque d’expertise interne
  • manque de disponibilité en interne
  • Etc