Pour accélérer le traitement des factures fournisseurs, Acxias a connecté le logiciel SAP Document Information Extractor de reconnaissance optique de caractères (Optical Character Recognition en anglais, OCR) au module Ariba Invoicing. Techniquement, après récupération de la facture et une éventuelle étape de numérisation, celle-ci est transmise au logiciel OCR qui se charge d’en extraire un ensemble d’informations pertinentes, sur base de machine learning avec un modèle cloud déjà entraîné, à partir des champs d’en-tête et des postes de dépenses. Ces informations sont ensuite vérifiées et mises en correspondance pour être saisies automatiquement dans Ariba Invoicing, afin de procéder au rapprochement, à l’enregistrement comptable et au paiement. Il en découle un important gain de temps et une réduction des coûts de traitement administratif.

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Pour améliorer considérablement l’efficacité du traitement des factures fournisseurs, Acxias a mis en œuvre une solution avancée en connectant le logiciel SAP Document Information Extractor, basé sur la reconnaissance optique de caractères (OCR), au module Ariba Invoicing. Cette initiative vise à automatiser et rationaliser tout le processus depuis la réception des factures jusqu’au paiement final. Techniquement, dès la récupération des factures, celles-ci peuvent être numérisées au besoin avant d’être envoyées au logiciel OCR. Ce dernier utilise un modèle de machine learning hébergé dans le cloud, préalablement entraîné pour extraire de manière précise les informations pertinentes des champs d’en-tête et des lignes de détail des dépenses. Ces informations comprennent des données telles que les numéros de facture, les montants, les dates, et autres détails nécessaires au traitement administratif. Une fois les données extraites, elles sont soumises à une validation automatique pour assurer leur exactitude et leur intégrité. Elles sont ensuite intégrées directement dans le système Ariba Invoicing, où elles alimentent automatiquement le processus de rapprochement avec les commandes, l’enregistrement comptable et la préparation des paiements. Cette automatisation réduit significativement les délais de traitement et diminue les coûts associés à la gestion administrative des factures. En adoptant cette approche intégrée, Acxias non seulement optimise l’efficacité opérationnelle de ses processus d’achat et de comptabilité fournisseurs, mais renforce également la précision et la transparence de l’ensemble du flux de travail financier. Cette initiative reflète l’engagement continu d’Acxias à tirer parti des technologies avancées pour répondre aux défis complexes de gestion documentaire tout en améliorant l’expérience utilisateur et en garantissant une conformité rigoureuse aux régulations en vigueur.