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Les 5 piliers d'une conduite du changement réussie
 

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14 juin 2022
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La mise en place d’une solution digitale achats, telle SAP Ariba, transforme l’approche de la fonction et renforce ses missions : contrôle des dépenses, mise en place d’une chaîne logistique efficace, automatisation des processus, création de catalogues électroniques, etc. Pour accompagner la conduite du changement induit par cette digitalisation, 5 piliers sont essentiels, décryptés par Manon Léonard, consultante chez Acxias.

1 – Comprendre les principaux enjeux. Réduction des coûts, augmentation de l’efficacité, différenciation face aux concurrents… Dans quel but l’entreprise a-t-elle décidé d’implémenter la solution ? Chaque partie prenante de l’entreprise doit être en mesure de comprendre les intentions de cette digitalisation des achats. L’erreur serait de se précipiter et d’aller trop vite dans le déploiement de la solution. Prenez d’abord le temps d’expliquer aux équipes la nature de ce changement, pour avancer ensemble, sereinement.

2 – Déterminer l’objectif à atteindre. Chaque objectif doit être accompagné d’indicateurs pour assurer un suivi et savoir quand il a été ou sera atteint. Par exemple : le nombre d’utilisateurs formés sur la solution, de catalogues chargés, de commandes passées dans l’outil, etc. Avoir un planning précis est aussi un facteur clé de réussite dans l’implémentation, en utilisant par exemple un outil dédié, comme c’est le cas pour Acxias chez ses clients. Privilégiez aussi un calendrier tenable et des objectifs réalisables.

3 – Assurer une communication efficace. Pour faciliter l’adhésion des utilisateurs à la solution implémentée, en interne comme chez les fournisseurs, la communication est primordiale. Elle peut être assurée sous forme de webinaire, de kick off, de vidéo, etc. Impliquez les managers et la direction pour impulser une dynamique auprès de vos équipes ! Chez Eurovia, l’un des clients d’Acxias, une section est par exemple dédiée à cette communication, à l’attention des fournisseurs, sur le site internet du groupe.

4 – Mettre en place une formation adaptée. Guides, tutoriels, cas pratiques, etc. permettent aux utilisateurs de se familiariser avec la solution en toute autonomie. La prise en main de l’outil sera accélérée par l’implication d’utilisateurs clés, les « key users », qui permettront à chacun de s’appuyer sur une personne de proximité maîtrisant la solution. Un environnement de « bac à sable » peut aussi être mis à disposition, pour s’entraîner librement, ainsi que des outils de « digital adoption » pour un accompagnement pas à pas lors de l’usage en production de la solution.

5 – Maintenir l’élan après la mise en production. Les efforts ne s’arrêtent pas une fois les utilisateurs formés et familiarisés avec la solution et la mise en production effectuée. Des communications régulières ainsi qu’un support utilisateur au sein de l’entreprise sont nécessaires pour faire perdurer cette adhésion et apporter des réponses aux éventuels problèmes qui pourraient survenir ou aux nouvelles interrogations. Cette communication et un accompagnement dans la durée seront d’autant plus importants lors des évolutions de la solution.

 

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