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L’Unige modernise son système d’achat avec SAP Ariba et Acxias

 

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20 mars 2024
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Pour réussir la mise en œuvre et le déploiement de SAP Ariba, dans un calendrier prévisionnel serré, l’établissement d’enseignement supérieur genevois s’est fait accompagner par les équipes d’Acxias.

L’Université de Genève (Unige), qui compte 9 facultés, 13 centres et instituts, et 18 500 étudiants, a mis en service le 1er janvier 2024 son nouveau système d’achat, baptisé Puma. Ce projet de « Portail unifié pour la maîtrise des achats » fait partie du programme e-Administration, qui a pour objectif d’optimiser les processus logistiques, ressources humaines et financiers de l’établissement, en les appuyant sur des systèmes d’information modernes et intégrés.

Pour réaliser ce projet ambitieux, l’Unige a fait appel à Acxias, spécialiste des solutions digitales pour les achats, qui l’a accompagnée dans la mise en œuvre et le déploiement de SAP Ariba, la plateforme cloud leader sur le marché des achats. SAP Ariba a été intégré au nouvel ERP de l’Unige, SAP S/4Hana, qui a remplacé l’ancien système en mode « Green field », c’est-à-dire en repartant de zéro, sans phase de transition ou de fonctionnement en parallèle avec le précédent système.

Le nouveau système d’achats Puma offre de nombreux avantages à l’Unige, tant au niveau opérationnel que stratégique. Il permet d’abord d’améliorer les pratiques métiers et la qualité des données, en offrant une meilleure visibilité et un meilleur contrôle sur les dépenses. Il offre également une meilleure ergonomie pour les milliers d’utilisateurs amenés à effectuer des commandes dans le système auprès de plusieurs dizaines de milliers de fournisseurs, en suivant un processus d’engagement des dépenses sécurisé, dans un cadre de contrôle budgétaire rigoureux.

En termes de fonctionnalités, le projet Puma inclut plusieurs modules de SAP Ariba, notamment SAP Ariba Buying and Invoicing, qui couvre la chaîne complète des achats, de la demande à la facturation, et SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance (SLP), qui permet de gérer le cycle de vie des fournisseurs, notamment pour le processus allant de leur référencement à la création automatisée des données fournisseurs dans SAP ERP S/4.

La solution intègre également SAP Document Information eXtractor, utilisé pour extraire automatiquement les données des factures papier ou PDF en s’appuyant sur un moteur d’intelligence artificielle à base de Machine learning en environnement Cloud. Cette solution s’intègre étroitement avec SAP Ariba par l’intermédiaire du logiciel Invoice 4.0 d’Acxias, développé et exécuté sur la plateforme SAP Business Technology Platform (BTP) de SAP. Dans le prolongement, le périmètre du projet a été étendu à la mise en œuvre de robots RPA (Robotic Process Automation), qui permettent de créer automatiquement les fournisseurs dans le système, en se basant sur les données fournies par les demandeurs directement à l’étape de la demande d’achat.

Développé sur l’année 2023 sur base d’une feuille de route ambitieuse, le projet Puma a été mené en étroite collaboration par les équipes projet d’Unige et d’Acxias, de la phase de conception, configuration, intégration S/4 et de recette jusqu’à la mise en opérations au 1er janvier 2024, conformément au planning défini depuis début 2022. La suite ? A l’issue de la période Hypercare, des évolutions pourraient permettre d’optimiser la gestion de certaines catégories d’achats et de renforcer la collaboration avec les fournisseurs. La réflexion est en cours.

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